Dieser Tage erreichte uns aus dem Bundesjustizministerium ein Entwurf zum Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), verbunden mit der Einladung, Stellung dazu zu beziehen.

Dafür war es zunächst erforderlich, sich durch 314 A4-Seiten Text zu arbeiten, und um es vorweg zu nehmen; wir werden keine Stellungnahme dazu schreiben. Zu den Gründen dann weiter unten. Stattdessen wollen wir die aus der Lektüre gewonnenen Kenntnisse gern hier teilen. Denn ein paar Auswirkungen auf die Arbeit von Designer:innen würde das Gesetz haben, sollte es vom Bundestag angenommen werden, wovon wir ausgehen.

Verkürzte Aufbewahrungsfristen

Wir hatten es schon munkeln hören, nun konnten wir es schwarz auf weiß lesen: Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente sollen verkürzt werden von 10 auf 8 Jahre. Dies betrifft Buchungsbelege zu Jahresabschlüssen, Bilanzen etc. Wichtig dabei ist: Es betrifft Buchungsbelege. Es betrifft nicht die Abschlüsse oder Bilanzen selbst. Diese müssen weiterhin 10 Jahre lang aufbewahrt werden.  Änderungen werden auch für die Aufbewahrungsfrist von selbst gestellten Rechnungen vorgeschlagen. Auch sie soll sich von 10 auf 8 Jahre verkürzen.

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, die Dokumente digital aufzubewahren außer Jahresabschlüsse und Bilanzen. Sie sollen auch weiterhin in gedruckter Form vorgehalten werden.

Schriftform oder Textform?

Im Begleitschreiben des Ministeriums heißt es u.a.

Der digitale Wandel soll insbesondere durch den Verzicht oder die Absenkung von Formerfordernissen im Zivilrecht gefördert werden. Dies ermöglicht es, viele Rechtsgeschäfte künftig ohne Medienbrüche digital abzuwickeln, und führt damit sowohl im Alltag von Unternehmen als auch von Bürgerinnen und Bürgern zu spürbaren Erleichterungen.

Der Entwurf sieht demnach vor, dass in vielen Fällen der vertraglichen Vereinbarungen mit Auftraggeber:innen, Lieferant:innen, Auftragnehmer:innen das sog. Schriftformerfordernis wegfällt. Das heißt, ein Vertrag muss nicht mehr in ausgedruckter und von Hand unterschriebener Form vorliegen, um rechtsgültig zu sein. Der Gesetzgeber unterscheidet hier zwischen der Schriftform (ausgedruckt und unterschrieben) und der Textform (»eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben«). Interessant ist aus unserer Sicht, was alles als dauerhafter Datenträger gilt:

• E-Mail
• Fax
• Briefe
• SMS
• Nachrichten über Messenger wie WhatsApp, Telegram oder Signal
• USB-Sticks
• Festplatten

Trotzdem müsst ihr im Einzelfall prüfen, ob sich in irgendwelche Paragrafen oder AGB die Schriftform doch gemogelt hat. Dann muss das nicht zwangsläufig rechtswirksam sein, aber wenn Unsicherheiten bestehen, können sich unsere Mitglieder gern an uns wenden, damit wir das gemeinsam prüfen.

Wie jetzt weiter?

Gemessen an dem bürokratischen Irrsinn in diesem Land kann selbst das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz nur ein Anfang sein. Da inhaltlich gerade einmal die zwei oben ausgeführten Aspekte für Designer:innen relevant sind, verzichten wir bei diesem Entwurf auf eine Stellungnahme und warten gespannt auf Nummer 5 oder auch den Entwurf zur Modernisierung des Wettbewerbsrecht, denn an der Konsultation dazu haben wir uns bereits beteiligt. Wir halten euch auf dem Laufenden.