Weil im Webinar selbst nicht alle Fragen beantwortet werden konnten, liefern wir hier in Form einer FAQ die Beantwortung der offen gebliebenen Fragen nach (AGD-Mitglieder können sich hier kostenlos den Mitschnitt und die Unterlagen des Webinars anschauen, wenn sie an der Seite angemeldet sind):
Der Jahresabschluss bleibt grundsätzlich unverändert. Die E-Rechnung hat keinen direkten Einfluss auf den Ablauf des Jahresabschlusses. Wie bisher werden alle relevanten Unterlagen, einschließlich der E-Rechnungen, dem Steuerberater übergeben.
Ja, das ist möglich. Viele Programme zur Angebotserstellung bieten die Funktion, ein erstelltes Angebot direkt in eine Rechnung umzuwandeln, ohne die Daten erneut eingeben zu müssen.
Ja, das kann auf jeden Fall sinnvoll sein. Eine separate E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang und -ausgang hilft, die Übersicht zu bewahren und den Verwaltungsaufwand zu verringern.
Nein, das ist nicht korrekt. Du kannst E-Rechnungen problemlos über deine normale E-Mail-Adresse empfangen. Es gibt keine Vorschriften, die ein separates Postfach für den Empfang von E-Rechnungen vorschreiben.
Ja, in der Übergangszeit kann es durchaus vorkommen, dass du sowohl PDF-Rechnungen als auch ZUGFeRD-Rechnungen verschickst. Ich empfehle jedoch, alle Rechnungen als ZUGFeRD-Rechnungen zu stellen, da diese ebenfalls PDF-Rechnungen sind und ab sofort oder spätestens ab Januar an alle Kunden verschickt werden können. Was die Rechnungsnummern betrifft, ändert sich nichts. Sie müssen weiterhin aufsteigend nummeriert werden. Es bietet sich an, neben der fortlaufenden Nummer noch weitere Informationen wie das Jahr, den Monat oder die Kundennummer zu integrieren. Wichtig ist, dass eine aufsteigende Reihenfolge gewährleistet ist, sodass erkennbar ist, dass keine Rechnung fehlt.
Ja, genau so ist es. Für Ausgaben unter 250 Euro reicht in der Regel ein einfacher Kassenbon als Nachweis für das Finanzamt aus. Achte jedoch darauf, den Bon gut aufzubewahren, falls er bei einer Prüfung benötigt wird.
Nein, eine allgemeingültige Empfehlung können wir nicht geben, da die Wahl der Buchhaltungssoftware stark von deinen individuellen Ansprüchen und Arbeitsabläufen abhängt. Im Webinar wurden einige Programme vorgestellt, aber es ist wichtig, dass du dir anschaust, was am besten zu deinen Bedürfnissen passt – etwa ob du Rechnungen schreiben, Projekte verwalten oder Belege digital erfassen möchtest. Nimm dir Zeit, verschiedene Optionen zu prüfen, bevor du dich entscheidest.
Nein, ZUGFeRD ist zunächst nur ein Dateiformat für elektronische Rechnungen. Sobald du eine ZUGFeRD-Rechnung erstellt hast, musst du sie, wie eine normale PDF-Rechnung, selbst an den Kunden senden, zum Beispiel per E-Mail. Wenn du jedoch den Service von zugferd-rechnung.com nutzt, um Rechnungen zu erstellen, könntest du die Rechnung dort herunterladen und selbst versenden. Es gibt eventuell auch die Möglichkeit, die E-Mail-Adresse des Kunden dort anzugeben und die Rechnung automatisch verschicken zu lassen, aber das müsstest du direkt beim Anbieter prüfen.
Wenn du dich auf zugferd-rechnung.com beziehst und dort einen Account hast, werden deine Rechnungsdaten online in der Datenbank des Anbieters gespeichert. Du kannst dir die Rechnungen jedoch als ZUGFeRD-Dateien herunterladen, also als PDF mit XML-Anteil. Das solltest du auf jeden Fall tun und sie auf deinem Mac oder in einer bestehenden Backup-Lösung speichern. Es ist wichtig, die Daten so zu sichern, dass sie den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entsprechen, also mindestens zehn Jahre lang verfügbar sind. Nur auf dem Mac zu speichern, ohne eine zusätzliche Backup-Lösung, ist nicht empfehlenswert. Sorge dafür, dass die Daten gegen Verlust geschützt sind, zum Beispiel durch eine regelmäßige Sicherung in der Cloud oder auf einer externen Festplatte.
Nein, eine als PDF gespeicherte X-Rechnung reicht nicht als Nachweis aus. Nach 2025 müssen Rechnungsdaten in der ursprünglichen, unveränderten Form archiviert werden, in der sie empfangen wurden. Das bedeutet, dass eine PDF, die nur eine Ansicht der X-Rechnung darstellt, nicht vom Finanzamt akzeptiert wird. Die X-Rechnung selbst muss in ihrem Originalformat, also als XML-Datei, archiviert werden. Das Finanzamt fordert die unveränderte X-Rechnung, um sicherzustellen, dass die Daten vollständig und korrekt vorliegen. Für den eigenen Gebrauch kann es sinnvoll sein, zusätzlich eine lesbare Version (PDF) zu speichern, aber die Originaldatei muss auf jeden Fall aufbewahrt und zugänglich gemacht werden.
Soweit ich weiß, ist das möglich. Der PDF-Teil der ZUGFeRD-Rechnung ist prinzipiell frei gestaltbar, sodass du deine Stundennachweise wie gewohnt hinzufügen kannst. Wichtig ist, dass die passende XML-Datei korrekt eingebettet wird. Es gibt Software, wie zum Beispiel GrandTotal, die es erlaubt, eigene PDF-Anhänge mit in die ZUGFeRD-Rechnung einzubinden. Alternativ könntest du überlegen, die Stundennachweise in Zukunft als separate Datei mitzuschicken – also eine ZUGFeRD-Rechnung und eine zusätzliche Datei mit deinen Zeiten.
Es ist davon auszugehen, dass alle aktuellen Programme, die PDF-Dateien anzeigen können, auch ZUGFeRD-Rechnungen öffnen und anzeigen können. Der XML-Teil der ZUGFeRD-Rechnung, der dem X-Rechnungs-Standard entspricht, wird allerdings nicht von allen Programmen lesbar sein, da er spezielle Software benötigt. Buchhaltungsprogramme sollten in der Regel mit ZUGFeRD-Rechnungen umgehen können, zumindest wenn sie professionell und aktuell sind. Es ist wichtig, auf Software zu setzen, die diese Funktionalität unterstützt, und sich vor der Anschaffung einer neuen Software darüber zu informieren, ob sie mit ZUGFeRD kompatibel ist.
Nein, das reicht nicht aus. Ab 2025 bist du in Deutschland verpflichtet, bei steuerpflichtigen B2B Umsätzen eine elektronische Rechnung zu stellen, die einem bestimmten Standard entsprechen muss – entweder X-Rechnung, ZUGFeRD oder einem anderen europäischen Format, das kompatibel mit diesen Standards ist. Eine einfache E-Mail ohne Anhang erfüllt diese Anforderungen nicht. Auch wenn in der Vergangenheit manchmal darüber hinweg gesehen wurde, war auch bisher eine Rechnung per einfacher E-Mail rechtlich nicht ausreichend. Es ist also wichtig, ab 2025 die vorgeschriebenen elektronischen Formate zu nutzen.
Nein, Angebote müssen und können nicht im E-Rechnungs-Format gestellt werden, da Formate wie X-Rechnung oder ZUGFeRD speziell für Rechnungen entwickelt wurden und keine Angebotspositionen zulassen. Generell ist es auch nicht verpflichtend, ein schriftliches Angebot zu stellen, um einen Auftrag zu bekommen – eine mündliche Absprache oder eine stundenbasierte Abrechnung kann ebenso ausreichend sein. Dennoch ist es empfehlenswert, um auf der sicheren Seite zu sein, ein schriftliches Angebot oder zumindest eine klare Vereinbarung über die Arbeitskonditionen zu haben, falls es später zu Streitigkeiten kommt.
In der Regel kann man auf den ersten Blick nicht erkennen, ob es sich bei einer PDF-Datei um eine X-Rechnung oder ZUGFeRD-Rechnung handelt, besonders wenn man einen normalen PDF-Viewer wie zum Beispiel das Vorschau-Programm auf dem Mac oder einen anderen Standard-PDF-Reader verwendet. Der XML-Teil, der für die elektronische Rechnung wichtig ist, wird in diesen Programmen nicht angezeigt. Wenn du jedoch spezielle Software verwendest, die für das Lesen von X-Rechnungen oder ZUGFeRD-Dateien ausgelegt ist, wirst du dies direkt erkennen, da solche Programme automatisch die XML-Daten auslesen und anzeigen. Der vorgestellte InvoiceViewer warnt zum Beispiel, wenn eine Rechnung geine gültige E-Rechnung nach den geforderten Standards ist.
Das ist weniger eine Frage der E-Rechnung, sondern eher eine rechtliche Frage, die auch für herkömmliche Rechnungen gilt. Soweit ich weiß, kannst du entweder eine korrigierte Version der Rechnung senden, die im X-Rechnungsformat auch als solche ausgezeichnet ist, oder die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen. Beide Möglichkeiten entsprechen den gängigen Vorgehensweisen bei Rechnungsänderungen, wie sie auch schon vor der E-Rechnung üblich waren. Es ist wichtig, dass die Korrektur oder Stornierung klar dokumentiert wird, damit für den Rechnungsempfänger und das Finanzamt alles nachvollziehbar bleibt. Im zweifelsfall frage deinen Steuerberater noch einmal um Rat.
Ich selbst habe noch nichts davon genutzt, aber es gibt tatsächlich einige Open-Source-Lösungen, mit denen E-Rechnungen erstellt und empfangen werden können. Beispiele dafür sind Peppol-basierte Lösungen wie Oxalis oder OpenPeppol, die zur Erstellung und zum Versand von elektronischen Rechnungen im europäischen Standard verwendet werden. Diese Lösungen richten sich allerdings eher an Unternehmen oder Entwickler, die sie in ihre eigenen Systeme integrieren möchten. Wenn du nach einer nutzerfreundlichen Lösung suchst, solltest du vielleicht eher auf kommerzielle Programme setzen, aber es gibt durchaus Open-Source-Ansätze.
Das weiß ich leider nicht. Am besten wendest du dich direkt an den Hersteller oder den Support von Onnexio FileMaker Pro, um herauszufinden, ob X-Rechnung in der Software unterstützt wird.
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ab Januar 2025 gilt nur für Unternehmen, die in Deutschland steuerpflichtige Umsätze im Inland haben. Für Rechnungen in die Schweiz schreibt das deutsche Recht keine besonderen Anforderungen bezüglich E-Rechnung vor. Es kann jedoch sein, dass es in der Schweiz eigene Vorgaben gibt. Wenn bisher eine PDF-Rechnung ausgereicht hat, ist es wahrscheinlich, dass du auch eine ZUGFeRD-Rechnung schicken kannst, da diese im PDF-Format lesbar und ausdruckbar ist. Informiere dich im Zweifelsfall über die spezifischen Anforderungen in der Schweiz.
Ja, soweit ich weiß, ist das möglich. Im ZUGFeRD-Format kannst du auch Rechnungen ohne Mehrwertsteuer ausstellen. Solange die entsprechenden rechtlichen Vorgaben erfüllt sind, sollte das problemlos machbar sein.
Die Daten müssen ab 2025 revisionssicher und vor Manipulation geschützt archiviert werden. Eine normale Sicherung reicht dabei nicht aus, auch wenn deine Rechnungen bereits dreifach gesichert sind. Zwar bietet der ZUGFeRD-Standard, der auf dem PDF/A-Format basiert, einen gewissen Schutz vor Veränderungen, aber das allein reicht rechtlich möglicherweise nicht aus. Die Rechnungen müssen so gespeichert werden, dass nachweislich keine Manipulation möglich ist. Um sicherzugehen, wäre es ratsam, sich bei einem Anbieter zu informieren, der eine revisionssichere Ablage bietet, oder Rücksprache mit deinem Steuerberater zu halten. Im „echten Leben“ hilft es aber auch manchmal einfach pragmatische Lösungen zu finden, die nicht komplett buchstabengetreu den Vorgaben nachkommen.
Mir ist aktuell kein Exploit bekannt, der speziell über X-Rechnung oder ZUGFeRD-Rechnung verbreitet wird. Beide sind in erster Linie Dateiformatvorgaben, und die eigentliche Gefahr liegt eher darin, wie diese Dateien von den auslesenden Programmen verarbeitet werden. Bei X-Rechnungen könnte theoretisch eine eingeschleuste Anweisung in der XML-Datei von einem Programm falsch interpretiert werden. Bei ZUGFeRD-Rechnungen könnte es eher potenzielle Risiken geben, da das Format auf PDFs basiert, und es immer wieder Sicherheitslücken bei PDFs gibt. Wahrscheinlicher halte ich allerdings den Versuch von Betrug, etwa indem betrügerische X-Rechnungen ziellos an Unternehmen gesendet werden (per mail an rechnung@firma…), in der Hoffnung, dass diese automatisch verarbeitet und bezahlt werden, ohne dass eine Prüfung der Rechnung stattfindet.
Bereits jetzt müssen Rechnungen empfangen werden können, und viele von uns erhalten Rechnungen schon per E-Mail, nicht nur per Post. Die Verwaltung kann je nach Prozess unterschiedlich sein – im Zweifelsfall könnte man eine Rechnung auch ausdrucken und dann per Überweisung bearbeiten, was ebenfalls eine Form der Verwaltung ist. Das Wichtige ist jedoch, dass Rechnungen unverändert archiviert werden müssen, also nicht nur in ausgedruckter Form. Der gesamte Prozess, vom Schreiben über das Anschauen bis hin zum Verwalten und Archivieren, muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und in den eigenen Arbeitsablauf integriert werden.
Ja, wenn du steuerbare Umsätze hast, musst du ab Januar 2025 allen Kunden, einschließlich Vereinen, E-Rechnungen stellen. Die E-Rechnungspflicht gilt unabhängig von der Art des Kunden, solange es sich um steuerpflichtige Umsätze handelt.
Nein, dafür gibt es keine Vorschrift. Eingangsrechnungen können weiterhin per E-Mail empfangen werden, sofern das für deinen Prozess passt. Dein Dienstleister könnte dir die Rechnungen aber sogar auf enem Datenträger vorbeibringen. Der Weg ist vollkommen egal.
Das weiß ich leider nicht genau. Es kann durchaus sein, dass es solche Software gibt. Am besten informierst du dich bei den Anbietern von Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware, ob diese Funktion unterstützt wird.
Ja, das ist kein Problem. ZUGFeRD unterstützt auch mehrseitige Rechnungen.
Soweit ich weiß, können in der ZUGFeRD-Rechnung zusätzliche Seiten eingefügt werden, da der PDF-Teil unabhängig vom XML-Teil ist. Theoretisch könnte man also auch AGB hinterlegen. Wichtig ist jedoch, dass der Inhalt der PDF-Rechnung und der XML-Rechnung übereinstimmen, also die Summen Positionen etc. gleich sind. Es gibt allerdings keine Pflicht, AGBs mit der Rechnung zu senden. Es ist sogar empfehlenswert, die AGB schon bei Vertragsabschluss vorzulegen, da sie die Grundlage für den Vertrag bilden. Generell besteht keine Pflicht, AGB zu haben, aber es ist empfehlenswert, welche zu nutzen. Die Allianz Deutscher Designer bietet Mitgliedern Vorlagen und Tipps für AGB bzw. AVG (Allgemeine Vertragsgrundlagen) an.
Das ZUGFeRD-Dateiformat selbst kostet nichts, da es sich um einen offenen Standard handelt. Was die Nutzung von zugferd-rechnung.com betrifft, bin ich über die Preise nicht informiert. Es gibt dort vermutlich verschiedene Preismodelle, die du direkt auf der Website einsehen kannst.
Es klingt so, als beziehst du dich auf zugferd-rechnung.com. Soweit ich weiß, ist es im ZUGFeRD-Dateiformat selbst nicht erforderlich, eine Umsatzsteuer-ID anzugeben, wenn man keine hat. Das hat auch nichts direkt mit dem Freiberufler-Status zu tun, denn ich bin ebenfalls Freiberufler und habe eine Umsatzsteuer-ID. Als Freiberufler kannst du dir eine Umsatzsteuer-ID beantragen, wenn du diese benötigst. Wenn du Kleinunternehmer bist, ist eine Umsatzsteuer-ID in der Regel nicht erforderlich und deine Steuernummer sollte ausreichen. Warum zugferd-rechnung.com in deinem Fall keine Rechnung erstellt, weiß ich nicht genau. Im Zweifelsfall solltest du dich informieren, beim Steuerberater nachfragen oder ein anderes Programm ausprobieren.
Wenn du nur an Privatkunden verkaufst, bist du nicht verpflichtet, eine digitale Rechnung zu stellen, da die E-Rechnungspflicht nur für den Business-to-Business-Bereich gilt. Prinzipiell ist es jedoch eine gute Idee, auch in WooCommerce digitale Rechnungen zu ermöglichen. Ich bin mir relativ sicher, dass WooCommerce diese Möglichkeit bietet, vielleicht durch ein Plugin oder ein Update. Falls nicht, könntest du über eine Erweiterung nachdenken oder einen Entwickler beauftragen, um WooCommerce anzupassen, oder gegebenenfalls ein anderes System in Erwägung ziehen, das E-Rechnungen unterstützt.
Soweit ich weiß, sind beide Standards grundsätzlich kompatibel. Allerdings hängt es davon ab, ob die Software der jeweiligen Behörden oder Kunden ZUGFeRD-Rechnungen verarbeiten kann. Am besten fragst du direkt bei deinen Auftraggebern nach, ob sie ZUGFeRD-Rechnungen akzeptieren, oder ob sie eine X-Rechnung bevorzugen.
Ja, E-Mail reicht vollkommen aus. Dein Kunde könnte dir theoretisch die Rechnung auch auf einem Memory Stick übergeben oder auf eine CD brennen. Es gibt keine Vorschriften, wie E-Rechnungen empfangen werden müssen. Sie sind einfach Dateien, die wie jede andere Datei per E-Mail, über Datenträger oder auf andere Weise versendet und gespeichert werden können.
Prinzipiell solltest du deine Daten so sichern, dass sie auf mehreren Systemen gespeichert und regelmäßig gebackupt werden. Allerdings gewährleistet das allein keine Revisionssicherheit, da die Daten theoretisch veränderbar bleiben. Wenn du ganz sicher gehen möchtest, solltest du ein System nutzen, das die Daten revisionssicher und unveränderbar speichert, oder einen Dienstleister beziehungsweise deinen Steuerberater fragen, welche Lösung für dich geeignet ist.
Ja, du solltest die Rechnung auf jeden Fall prüfen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen einer E-Rechnung entspricht. Andernfalls wird das Finanzamt die Rechnung nich akzeptieren.
Nein, auf keinen Fall! Du musst die E-Rechnung unbedingt in dem Dateiformat, in dem du sie erhalten hast, unverändert ablegen. Eine Ablage in Papierform reicht nicht aus.
Nein, das ist nicht nötig. E-Rechnungen sind einfach Dateien, wie PDF-, InDesign-, JPG- oder Word-Dateien. Wie du sie erhältst, ist egal – es gibt keine speziellen Anforderungen an das Postfach oder die E-Mail-Adresse.