Tools für die Zusammenarbeit

Berufliche Fernbeziehungen

Der eine Designer arbeitet in Stuttgart, die andere in Leverkusen, die Texterin in Berlin und der Illustrator schaut von seinem Kieler Schreibtisch auf das Meer – sie haben eines gemeinsam: Sie sind ein Team. Software und Internetdienste, die helfen können, berufliche Ferne kostengünstig zu überbrücken und erfolgreich als Team zu agieren, stellen wir hier vor.

Problem 1: Die Teambesprechung

Immer mittwochs um 11 Uhr haben sich die vier Kreativen zur Teambesprechung verabredet. Die übliche 3er-Konferenz des Telefonanbieters reicht nicht aus, eine andere Lösung muss her.

Die Angebote des Internet-Kommunikationsdienstleisters Skype versprechen Abhilfe. Über den kostenlosen Account können beliebig viele Skype-Teilnehmer Telefon- und Videokonferenzen mit Hilfe ihres PCs durchführen. Wenn jemand, der keinen Skype-Account besitzt, per Telefon eingebunden werden soll, werden Gebühren in überschaubarer Höhe fällig. Wichtig sind eine schnelle Internetanbindung und ein gutes Headset. Sonst können Zeitverzögerungen und eine schlechte Tonqualität das Konferieren zur Qual machen.

Eine bessere Gesprächsqualität garantieren Anbieter von Telefonkonferenzen, die auf dem normalen Telefonnetz basieren. phonesty beispielsweise bietet den kostenfreien phonesty free-Tarif an, mit dem einfache Telefonkonferenzen mit unbegrenzt vielen Teilnehmern möglich sind. Nach der einmaligen Anmeldung im Internet und einer telefonischen Freischaltung kann zur ersten Konferenz geladen werden.

Problem 2: Die Terminabsprache

Wenn man mit telefonischen Rundrufen nicht weiter kommt und man sich bei den Vorschlägen per Email kalendarisch im Kreise dreht, können Google-Kalender und Doodle helfen.

Der Internetriese Google bietet diverse Büroapplikationen an, darunter auch einen Kalender. Dieser Kalender wird online geführt und der Kalender-Inhaber kann ihn für Andere zugänglich machen – entweder der Weltöffentlichkeit oder auch nur einem ausgewählten Personenkreis. Die Erstellung eines kostenfreien Kalender-Zugangs ist schnell erledigt; unter »Einstellungen« ganz oben am Bildrand wählen Sie »Kalender-Einstellungen« und dann den Reiter »Kalender«. In der Spalte »Freigabe« finden Sie die Option »Diesen Kalender weitergeben«. Auf der dann erscheinenden Seite klicken Sie die Option »Diesen Kalender öffentlich machen« besser nicht an: Wenn Sie hier einen Haken setzen, findet Hinz und Kunz per Google-Suche Ihre Termineinträge. Stattdessen geben Sie in der Rubrik »Für bestimmte Personen freigeben« die Email-Adressen der Partner ein, die Zugriff auf den Kalender haben sollen. Hier können Sie auch festlegen, ob jemand nur den Kalender lesen oder auch neue Termine hinzufügen darf.

Der Online-Dienst Doodle hilft bei Abstimmungen jeder Art. Ein Teilnehmer stellt über sein kostenloses »MyDoodle«- Konto eine Frage wie zum Beispiel »Wann machen wir den Wochenend-Workshop« ins Netz und gibt eine Reihe von Terminvorschlägen vor. Im nächsten Schritt werden die Teammitglieder zur Auswahl eingeladen. Die Eingeladenen benötigen kein Doodle-Konto, können im Webbrowser ihre Favoriten anklicken und wenn gewünscht noch einen Kommentar abgeben. Der Termin mit den meisten Stimmen gewinnt.

Problem 3: Ich will an unsere Daten

Soll gemeinsam auf einen Datenbestand zugegriffen werden, gibt es zwei Wege: Entweder kopiert man ständig alles auf jeden Computer der Team-Mitglieder hin und her oder man findet eine zentrale Datenablage, auf die alle zugreifen können.

Den ersten Weg geht das Programm Dropbox. Gratis auf den Windows- oder Linux-PC, den Mac, das Android-Handy, das iPhone oder das iPad heruntergeladen synchronisiert Dropbox eine Web-Festplatte mit dem Dropbox-Ordner auf dem lokalen Gerät. Die gesamte Dropbox oder einzelne Ordner können Dritten per Einladung zugänglich gemacht werden. Der Effekt: Legt der Illustrator seine neue Zeichnung in seinen Dropbox-Ordner, wird die Datei automatisch auch in die Dropbox der Designer und der Texterin kopiert. Bis zu einer Datenmenge von zwei Gigabyte arbeitet der Service kostenfrei; danach ist entweder die Dropbox dicht oder man wechselt in den Tarif »Pro 50«, zahlt im Monat 9,99 Dollar und darf bis zu 50 Gigabyte Speicherplatz belegen.

Einen leicht zu pflegenden Internet-Datenspeicher bietet myDrive aus der Schweiz an. Mit der Anmeldung steht ein Speicherplatz von zwei Gigabyte ohne Kosten zur Verfügung. Über das Interface im Web-Browser können Daten heraufgeladen, umbenannt, in Ordnern sortiert und wieder heruntergeladen werden. Die Teammitglieder haben, so sie den Benutzernamen und das Passwort ihres Online-Speichers kennen, die Daten jederzeit im Zugriff. Praktisch ist der konfigurierbare Gastzugang, der zum Beispiel allein zum Download berechtigen kann.

Problem 4: Ich will sehen, was Du tust

Den Blick auf ferne Rechner zu werfen, ist schon während einer Videokonferenz mit Skype möglich. Komfortabler ist das Programm TeamViewer: Es wurde hauptsächlich für den kommerziellen Online-Support und die Fernwartung geschaffen und ist für Privatanwender kostenlos. Will der Stuttgarter Designer sehen, was der Kieler Illustrator live tut, installiert er die TeamViewer-Vollversion. Gleichzeitig muss der Kieler Kollege entweder auch eine Vollversion oder das kleine Programm »TeamViewer QuickSupport« in Betrieb nehmen. Auf dem Bildschirm in Kiel erscheint eine ID-Nummer und ein Kennwort. Beides muss der Stuttgarter eingeben, um den Blick auf den 750 Kilometer entfernten Bildschirm werfen zu können. Der »Betrachtete« kann noch einstellen, ob der »Betrachter« die Kieler Maus bewegen darf und ob der fremde Mauszeiger sichtbar sein soll.

Noch einen Schritt weiter geht Adobe mit seinen Online- Diensten »Adobe CS« und »Acrobat.com«. Bei »Adobe CS« können Gestaltungen aus den Applikationen der Creative Suite 5 heraus für Kommentare freigegeben werden. Gibt der Stuttgarter Designer sein InDesign-Dokument frei, werden die Kommentare der Kollegin aus Leverkusen direkt in In- Design angezeigt. Lädt er ein Dokument – ein Bild oder eine PDF-Datei – auf Acrobat.com hoch, können alle eingeladenen Teilnehmer das Werk mit einer Auswahl der aus Acrobat bekannten Werkzeugen kommentieren. Auch Web-Konferenzen sind möglich. Kostenfrei und eher zum Testen ist ein sogenannter Arbeitsbereich und Web-Konferenzen für zwei Teilnehmer bei Adobes Onlinedienst zugänglich. Will man mehr, fallen mindestens 11,99 Euro pro Monat an.

(Boris Buchholz)

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