Zusammenarbeit? Dafür gibt es ’ne App

Tipps & Tools

Wir haben drei Designer gebeten, nützliche Programme und Plattformen zu empfehlen, die sie regelmäßig einsetzen. Und auch, warum sie es tun oder zu welchen Zwecken sie konkret die selten ausschließlich auf freiberufliche Kreative zugeschnittenen Angebote einsetzen. Alle genannten technischen Helferlein gibt es in kostenfreien, zum Teil werbefinanzierten oder im Leistungsumfang eingeschränkten Grundversionen. Meist besteht die Möglichkeit, ein bezahlbares Upgrade zu buchen.

Online-Kommunikation und –Kollaboration mit Basecamp

Jason Fried und David Heinemeier Hansson haben mit „REWORK“ eines meiner Lieblingsbücher geschrieben. Ein Bestseller voller inspirierender Tipps für die erfolgreiche und zeitgemäße Unternehmensführung. Einer der wertvollen Tipps der beiden Autoren ist zum Beispiel „Sell your By-Products“. Und genau so ein Nebenbei-Projekt ist „REWORK“ gewesen. Denn eigentlich entwickeln die beiden Gründer von 37 Signals Softwarelösungen.

Das erfolgreichste Produkt des Unternehmens ist Basecamp, ein web-basiertes Projektmanagement- und Kollaborationswerkzeug. Begeistert vom Nebenbeiprodukt „REWORK“, habe ich mir auch dieses Hauptprodukt Basecamp genauer angesehen – und es hat mich ebenfalls überzeugt.

Besonders seit der kompletten Erneuerung des User Interfaces im letzten Jahr. Verbessert wurden die Schnelligkeit, das Design und die Möglichkeit der Fokussierung. Herausgekommen ist ein Tool, das intuitiv zu bedienen ist, Spaß macht und einfach gut aussieht.

Ich nutze Basecamp für die Zusammenarbeit mit Kunden und meinen Netzwerkpartnern. Hier können wir gemeinsam diskutieren, Dateien austauschen, Text-Dokumente schreiben und Aufgabenlisten anlegen. So sieht jeder, welche Informationen gerade wichtig sind und, vor allem, wer was bis wann zu erledigen hat. Die monatliche Investition für Basecamp beginnt bei 20 US-Dollar. Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, diese Gebühr an meine Kunden weiter zu berechnen.

(Andreas Jacobs)

Für Jäger und Sammler

Mit Evernote, Dropbox und Remember the Milk manage ich meine Notizen, Dateien und Aufgaben. Via Cloud können dabei unterschiedliche Geräte auf einen identischen, zentralen Datenbestand zugreifen, egal an welchem Ort ich bin. Alle drei Applikationen sind für gängige Betriebssysteme und smarte Telefone verfügbar und an fremden Rechnern auch leicht per Browser zu nutzen.

Evernote

Designer haben oft spontane Ideen, lassen sich von Dingen inspirieren und bringen sie in neue Zusammenhänge. Evernote ist dafür wie geschaffen: Unterwegs erstellte Notizen, Handy-Fotos oder Sprachmemos werden gemeinsam in weiteren Notizen und diese in Notizbüchern gespeichert. Wieder am Bürorechner, werden die Aufzeichnungen in Ruhe ergänzt, bei Bedarf kommen Dateien und Links hinzu oder auch ganze Webseiten. Über den Evernote-Server sind die Daten unabhängig vom Zugriffspunkt auf aktuellem Stand (Cloud), mit einem Premium- Account lassen sie sich sogar zu mehreren bearbeiten.

Da Notizen und Notizbücher zu rasantem Wachstum neigen, gibt es viele Sortier- und Suchoptionen: Außer nach Datum und Titel stöbert Evernote im Volltext, nach eigenen Schlagworten und dem Erstellungsort. Beim Premium-Account werden auch Texte eingebundener PDF-Dateien, handschriftlicher Notizen und in Bildern durchsucht.

Dropbox

Dieser Service ist einem USB -Stick vergleichbar, den man nicht verlieren kann: Die Dateien aller Art stehen stets synchronisiert bereit, auch ältere Dateiversionen bleiben bis zur endgültigen Löschung verfügbar. Auf PC und Mac sind die Dropbox- Ordner in das normale Dateimanagement integriert, Kenntnisse zum Handling damit kaum notwendig. Seine Stärke spielt die Dropbox im Austausch mit anderen aus. So gibt es die Möglichkeit, seine Ordner mit anderen Dropbox- Nutzern zu teilen und gemeinsam auf den für alle gleichen Datenstand zuzugreifen. Zudem können Dateien auch mit Menschen ohne Dropbox-Konto geteilt werden, zum Beispiel mittels Link auf eine einzelne Datei, wenn diese für eine E-Mail zu groß ist oder als Link zu einem ganzen Ordner. Letzteres funktioniert bei Bildern sogar in einer Galeriedarstellung, so dass ein Kunde sie komfortabel ansehen und auswählen kann.

Remember the Milk

To-Do-Listen sind Fluch und Segen zugleich: Notieren wir unsere Aufgaben nicht, wachsen sie uns schnell über den Kopf. Sind sie hingegen notiert, stellen sie eine immerwährende Ermahnung dar. Um ihre Fülle zu managen, ist eine gute Systematisierung hilfreich, zum Beispiel durch Remember the Milk. Der durch Apps ergänzte Online- Dienst synchronisiert zügig und zuverlässig und ordnet Aufgaben in selbsterstellten Listen nach Namen, Schlagworten, Prioritäten und den Orten, an denen die Aufgaben zu erledigen sind. Ihnen lassen sich Notizen und Weblinks hinzufügen; Aufgaben können für andere User freigegeben und wiederkehrende Aufgaben definiert werden. Für die Erinnerung an oder die Wiedervorlage von anfallenden Aufgaben lässt Remember the Milk eine große Auswahl: man kann sich unter anderem per E-Mail, SMS, Skype oder Bildschirmeinblendung benachrichtigen lassen. Eine Aufgabe sollte sich Remember the Milk selbst auf die eigene To-Do-Liste setzen: Die Finger von seinem antiquierten Design zu lassen. Es ist herrlich unmodern und wunderbar uncool.

(Andreas Maxbauer)

Unterwegs im globalen Netzwerk

Seit nunmehr 770 Tagen organisiere ich mein Freiberufler-Leben als Texter von unterwegs. In Zahlen: 140.000 km habe ich bisher abgereist, in mehr als 230 Hotels gewohnt und wohl hunderte von WiFi-Spots genutzt – in Cafés, Bars und Hotels, in 28 Ländern auf drei Kontinenten. Trotz der Zeitverschiebungen und der großen Distanzen verläuft meine Arbeit bisher reibungslos. Dank MacBook und guter Internetverbreitung. Bis auf Burma, das ich vorzeitig wieder verlassen musste, da dort die Internetverbindung zu schlecht war.

Skype

nutze ich ab und zu für Abstimmungsgespräche. Doch die meisten Teampartner bevorzugen das Telefon. Was auch für mich einfacher ist. Dropbox hilft bei der Versendung großer Datenmengen. Ich benötige das eher selten, da meine Auftraggeber die Recherche mir überlassen und mir nur kleinere Dateien per Mail zusenden. Facebook nutze ich als kommunikativen Backbone für die grenzüberschreitende Vernetzung mit Freunden, Kunden und Kollegen. Es ist für mich zurzeit die wichtigste Vernetzungs-, Kontaktpflege- und Kommunikationsplattform. Couchsurfing. com hingegen ist die ideale Plattform, um gezielt mit Geistesverwandten auch in Ländern wie Albanien, Rumänien oder Ukraine schnell und unproblematisch in Kontakt zu kommen. In anderen Ländern treffe ich andere Reisende ganz nebenbei. Das hat zwar beruflich keinen großen Stellenwert. Denn nur zwei konkrete Aufträge haben sich aus Unterwegskontakten ergeben. Aber Einsamkeitsgefühlen muss ich manchmal aktiv entgegenwirken, um bei Stimmung zu bleiben. Dagegen ist XING auch in fremden Städten ein vordringlich berufliches Forum, das ich zumindest immer kurz durchscanne.

(Andreas Donder)

Bildschirmfotos und Links zu allen vorgestellten Plattformen und Programmen gibt es hier.