Auftragserteilung und Bestätigung

Handbuch Kommunikation Auftragserteilung

Handbuch Kommunikation AuftragserteilungDie meisten Verträge über Design-Leistungen werden mündlich abgeschlossen. Nur in seltenen Fällen kommt es zur Unterzeichnung von schriftlichen Verträgen.

Bei mündlich abgeschlossenen Verträgen besteht die Gefahr, dass die Auftragserteilung selbst oder Inhalt und Umfang der getroffenen Vereinbarungen später nicht nachweisbar sind. Das kann für den Designer schwerwiegende Folgen haben. Es kann ihm zum Beispiel passieren, dass er wochenlang an Entwürfen arbeitet, für die er dann keinen Cent erhält, weil der Auftraggeber plötzlich eine verbindliche Auftragserteilung bestreitet und der Designer das Gegenteil nicht nachweisen kann. Diese Situation kann sich vor allem dann ergeben, wenn der Auftraggeber an einer Verwertung der Entwürfe plötzlich nicht mehr interessiert ist und die Entwurfsarbeit deshalb nicht bezahlen will.

Derart unangenehme Überraschungen lassen sich unter Umständen vermeiden, wenn der Designer jede mündliche Vereinbarung über Entwurfs- oder Reinzeichnungsarbeiten, über Vergütungen und sonstige Leistungen gegenüber seinem Auftraggeber schriftlich bestätigt. Ein solches Bestätigungsschreiben hat einmal den Vorteil, dass ein Dokument geschaffen wird, das bei späteren Meinungsverschiedenheiten zuverlässig Auskunft über die früher getroffenen Vertragsabsprachen gibt. Darüber hinaus hat das Bestätigungsschreiben den entscheidenden rechtlichen Vorteil, dass der Auftraggeber, der dieses Schreiben widerspruchslos entgegennimmt, an den vom Designer schriftlich festgehaltenen Vertragsinhalt gebunden ist. Die Behauptung, der Inhalt der Vertragsgespräche werde in dem Bestätigungsschreiben unzutreffend wiedergegeben, wird dem Auftraggeber dann in der Regel nichts nützen, denn jedes Bestätigungsschreiben hat zunächst einmal die Vermutung für sich, dass in ihm die Vereinbarungen richtig und vollständig wiedergegeben sind.

Bei der Abfassung des Bestätigungsschreibens ist darauf zu achten, dass die richtigen Formulierungen verwendet werden. Der Designer muss klarstellen, dass er eine bereits getroffene Vereinbarung bestätigt. Er darf nicht so formulieren, als stehe der endgültige Vertragsabschluss noch aus, weil ein mündliches Angebot des Auftraggebers erst noch schriftlich bestätigen“ werden muss. Eine korrekte Formulierung ist deshalb so wichtig, weil davon die rechtlichen Wirkungen des Schreibens abhängen. Ein echtes Bestätigungsschreiben hat andere Wirkungen als eine bloße Auftragsbestätigung. Der Unterschied zwischen diesen beiden Bestätigungsformen lässt sich am besten so verdeutlichen: Ein echtes Bestätigungsschreiben ist ein Schreiben, das einen früheren, zumeist mündlichen Vertragsabschluss unter Wiedergabe des Vertragsinhalts bestätigt, also das Ergebnis vorhergehender Vertragsverhandlungen mitteilt. Nimmt der Auftraggeber ein solches Schreiben widerspruchslos entgegen, ist er an den Vertragsinhalt gebunden, der in dem Schreiben wiedergegeben wird.

Die Auftragsbestätigung hat eine wesentlich andere Funktion. Sie soll dem Auftraggeber bestätigen, dass ein von ihm unterbreitetes Angebot angenommen wird. Wenn diese Annahmeerklärung nicht genau dem Angebot entspricht, ist davon auszugehen, dass der endgültige Vertragsabschluss trotz Auftragsbestätigung noch aussteht. Die Auftragsbestätigung ist somit normalerweise nicht geeignet, dem Designer später den verbindlichen Nachweis eines Vertragsabschlusses zu ermöglichen.  Diese Hinweise machen deutlich, dass der Designer das Bestätigungsschreiben sorgfältig abfassen sollte.

Abschließend sei noch darauf hingewiesen, dass ein Bestätigungsschreiben nicht in allen Fällen die oben beschriebenen Wirkungen haben wird. In der Regel kann man das Schweigen auf ein Bestätigungsschreiben nur dann als Zustimmung werten, wenn der Auftraggeber zu den Kaufleuten gehört und der Designer ähnlich wie ein Kaufmann am Rechtsverkehr teilnimmt. Da allerdings diese Voraussetzungen meistens erfüllt sein werden, sollte sich jeder Designer die Versendung von Bestätigungsschreiben zur Regel machen. Wenn es dann bei der Abwicklung einzelner Aufträge zu Meinungsverschiedenheiten mit dem Auftraggeber kommt, wird das Bestätigungsschreiben oft das einzige Mittel sein, das dem Designer den Nachweis der getroffenen Vereinbarungen ermöglicht.

Für ein Bestätigungsschreiben genügen nur wenige Zeilen. Es könnte wie folgt lauten: „Ich beziehe mich auf die mit Ihnen geführten Besprechungen. Wie vereinbart, werde ich für Sie einen Firmenprospekt entwerfen.“ oder „Vielen Dank für das Gespräch von heute morgen. Wie vereinbart, werde ich für Sie einen Firmenprospekt entwerfen. Die ersten Entwürfe werde ich Ihnen Ende nächster Woche vorlegen. Wir kamen ferner überein, die Entwurfsarbeiten mit … Euro zu vergüten.“

Dies ist die einfachste Form des Bestätigungsschreibens. Selbstverständlich kann die getroffene Vereinbarung konkretisiert werden. Ist eine Vergütung vereinbart, so sollte sie in das Bestätigungsschreiben mit einbezogen werden. Entscheidend kommt es darauf an, dass sich eine mündlich getroffene Vereinbarung aus dem Schreiben ergibt. Es empfiehlt sich, auf der Rückseite des Bestätigungsschreibens die Vertragsgrundlagen der AGD abzudrucken. In einer Fußnote des Bestätigungsschreibens sollte auf die rückseitigen Vertragsgrundlagen wie folgt hingewiesen werden: „Für meine Arbeiten gelten die umseitig abgedruckten Vertragsgrundlagen der AGD.“

(Dr. Wolfgang Maaßen)

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